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Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé

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Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de sous peine de poursuites. critères discriminatoires

Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

L'employeur qui souhaite doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié. embaucher un salarié étranger

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La est lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants : DPAE déjà intégrée

  • Titre emploi service entreprise (TESE)

  • Chèque emploi associatif (CEA)

  • Titre emploi simplifié agricole (TESA).

À noter

L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du ou du . régime général secteur agricole

Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des , il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (). intermittents du spectacle Guso

Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE sur le site internet Net-entreprises.fr, le TESE ou le CEA.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

  • Déclaration de 1 embauche dans un établissement re

  • Immatriculation de l'employeur au régime général de Sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un 1 salarié er

  • Demande d'immatriculation du salarié à la (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de Sécurité sociale) CPAM

  • Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail

  • Demande de ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche visite d'information et de prévention

  • Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

  • Code de l'entreprise APE

  • de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) Numéro de Siret

  • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

  • Date et heure d'embauche prévisibles

  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les et les supérieurs à 6 mois. CDI CDD

Quand et comment transmettre la DPAE ?

Elle doit être transmise à l' . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant

La déclaration par est pour les entreprises qui ont adressé . voie électronique obligatoire plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente

Services en ligne et formulaires

, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Pour les autres entreprises

Elle est envoyée par télécopie ou par courrier . RAR

Elle doit être transmise à l' dont dépend l'établissement où travaille le salarié . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant

À noter

L'Urssaf de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie. n'adresse plus d'accusé

Services en ligne et formulaires

Le est un dispositif destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur. TESE Urssaf

Services en ligne et formulaires

Le est un dispositif destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif. CEA Urssaf

Services en ligne et formulaires

Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE-MSA sur le site internet Net-entreprises.fr ou le TESA.

À quoi sert la DPAE ?

La - permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes : DPAE MSA

  • Immatriculation du salarié à la caisse de MSA

  • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

  • Demande d'adhésion à un service de santé au travail

  • Demande de ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche visite d'information et de prévention

  • Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire

  • Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel

  • Demande pour bénéficier de certaines mesures pour l'emploi.

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

  • Code de l'entreprise APE

  • de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) Numéro de Siret

  • Adresse de l'établissement

  • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

  • Date et heure d'embauche prévisibles

  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Quand et comment transmettre la DPAE ?

Elle doit être transmise à l' . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant

La déclaration par est pour les entreprises qui ont adressé . voie électronique obligatoire plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente

Services en ligne et formulaires

, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Pour les autres entreprises

Elle est envoyée par télécopie ou par courrier . RAR

Elle doit être transmise à la caisse dont dépend l'établissement où travaille le salarié . MSA avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant

La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Services en ligne et formulaires

Le est un dispositif de la destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur. TESA MSA

Services en ligne et formulaires

  • TESA
    Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au . guichet unique du spectacle occasionnel (Guso)

À savoir

L'employeur doit d'abord établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la (ou la pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou ). CPAM MSA NIR

, il s'expose à différentes sanctions : Si l'employeur ne fait pas de DPAE

  • Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration

  • Sanction administrative : pénalité de par salarié concerné 1 245 €

  • Sanction pénale : l'absence intentionnelle de DPAE est un de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié. délit

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

  • d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique 45 000 €

  • d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une . 225 000 € personne morale

En plus de la , l'employeur doit faire une des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail : DPAE déclaration préalable

  • Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins

  • Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1 visite de celle-ci. re

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un , mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. contrat de travail écrit

L'employeur doit remettre au salarié un en fonction de la nature du contrat. contrat de travail écrit

L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale. d'épargne salariale

L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un est en place dans l'entreprise. régime de prévoyance

L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un tous les 2 ans. entretien professionnel

L'employeur doit donner une information particulière sur les . risques professionnels et leur prévention

L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.

Le délai de communication, exprimé en , varie suivant les informations. jour ou mois calendaire

Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes :

  • Identité des parties à la relation de travail

  • Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur

  • Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi

  • Date d'embauche

  • Pour un , date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci CDD

  • Durée et conditions de la période d'essai si elle existe

  • Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération

  • Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe

  • Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes :

  • Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation

  • Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée

  • Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail

  • applicables au salarié dans l'entreprise Conventions et accords collectifs

  • Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié

  • Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

À noter

Lorsque le salarié est un , en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est. intérimaire

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1 salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). er

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'. Agirc-Arrco

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés. déclaration sociale nominative (DSN)

L'employeur doit organiser une ou . visite d'information et de prévention un examen médical d'aptitude à l'embauche

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :

  • Amende de 1 500 €

  • Peine de prison de 4 mois et amende de en cas de récidive. 3 750 €

Où s'informer ?

Textes de référence

Services en ligne et formulaires

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